Petite psychologie de l’agenda surchargé
Vos journées filent à toute allure, vous n’avez le temps de rien. Vous surnagez. Des vagues de tâches s’enchaînent et menacent de vous submerger. Vous le sentez bien. La fatigue est devenue une compagne de vie. L’épuisement est continuel, même le week-end. La coupe est pleine.
Retournez-vous et faites la planche, le temps de lire cet article. Vous êtes au bureau ? Relâchez les épaules et étendez vos jambes, sans les croiser. Commençons par une citation.
« Personne ne travaille mieux que lorsqu’il fait une seule chose. »
Saint Ignace de Loyola
La gestion temps n’est pas un don ou de la magie. Elle est facile, si vous maitrisez quelques outils incontournables. Mais elle débute par la connaissance de soi et de son rapport intime au temps. Il peut-être influencé par notre éducation ou notre milieu socio-culturel. Il se poursuit dans le monde de l’entreprise. Il se nourrit de nos expériences. Vous m’accorderez qu’il est de bon ton d’être débordé, de paraître très occupé. Cela montre notre importance. Je vous laisse méditer sur cette dernière phrase.
Alors que la gestion temps est avant tout une question d’apprentissage : C’est apprendre à choisir, plutôt qu’à subir. C’est apprendre à évaluer. C’est apprendre à déplacer. C’est apprendre à choisir. C’est apprendre à renoncer. C’est apprendre à éliminer. C’est apprendre à ajuster en pleine conscience selon l’évolution de ses besoins, tout en tenant compte de ses contraintes ou obligations liées à sa situation personnelle ou professionnelle. La recherche de la maitrise de sa gestion temps est la recherche de l’équilibre. Pour mémoire, l’étymologie du mot équilibre est issu du latin aequilibrium, dérivé de aequus (« égal ») et libra (« balance, poids, livre »).
Vous manquez de temps, une pause s’impose !
Une proposition qui n’est pas une plaisanterie. Prendre le temps de se poser, alors que le compteur temps s’affole ! C’est stratégique.
Le manque de temps est courant à certaines périodes, mais si c’est votre quotidien 365 jours dans l’année vous devez convenir qu’une analyse est à faire. Cela vous permettra de prendre du recul, de comprendre, afin d’agir pour ne plus subir. Préparez-vous mentalement, vous serez certainement amené à faire des choix.
Vous allez donc faire un point sur l’évolution de vos besoins en tenant compte de vos contraintes. Pour mener à bien cette opération, vous devez vous équiper et vous constituer un cadre propice à la concentration. Prévoyez un minimum d’une heure d’isolement. Vous n’oublierez pas de vous déconnecter de vos supports de communication. Passez en mode avion.
J’entends une vague de protestations :
- « Quoi ? Vous pensez que j’ai le temps ! ». Au prime abord non, mais je peux vous affirmer que cela ne sera que bénéfique. Vous devez réaliser que les états de surchauffes, pour certains qui se terminent en burn out, commencent par le déni.
- « M’équipez ??? ». Exactement e selon vos préférences : vous utiliserez un support informatique ou les traditionnelles feuilles blanches accompagnées de feutres, surligneurs et d’une règle.
- « Me déconnecter ! Mais c’est impossible !!! ». C’est un autre sujet, mais c’est important de le faire pour rester concentrer sur l’objectif : comprendre d’où vient la surcharge et agir.
- « J’ai déjà essayé, mais cela ne marche pas ! ». Etes-vous sûr d’avoir pris le traitement du sujet sous le bon angle et/ou le bon process ? Nous allons nous servir de ce que vous allez produire pour analyser et trouver la solution. Tant Naturellement peu enclin aux changements, vous m’accorderez qu’il est plus facile de dire que l’outil ou la méthode n’est pas bon, que notre approche.
Passons à l’analyse, l’étape de la prise de conscience…
1. Prenez votre équipement. Ceux qui ont opté pour l’outil informatique, je vous suggère excel. Sinon, prenez une feuille, tracez une première colonne. Notez l’intégralité des événements récurrents : réunions, volume journalier du traitement des mails, téléphones, …, à vous de compléter. N’oubliez pas d’intégrer les événements professionnels comme personnels. L’ensemble de ses éléments représentent la base de votre agenda.
2. A présent, vous formalisez une sorte de matrice hebdomadaire comme dans un modèle standard d’agenda. Puis vous intégrez la liste des éléments de la liste de l’étape 1.
Cette étape est importante pour visualiser les éventuelles accumulations sur une journée ou un créneau. Ce qui rend délicat la bonne réalisation des éléments. Prenez le temps d’évaluer s’ils sont pertinents, s’ils peuvent être reportés ou tout bonnement éliminés de votre agenda. Pour rappel, une journée n’excède pas 24 heures.
Nous arrivons aux étapes très importantes du discernement.
3. Vous allez actualiser vos objectifs, après les avoir évalué et validé, toujours selon vos contraintes ou obligations. Pour vous aider, utilisez la matrice SMART : S pour spécifique, M pour mesurable (en avez-vous les moyens financiers, mais qui peut se décliner au niveau humain), A pour atteignable, R pour réalisable (que vous pouvez déclinez en raisonnable), T pour temporellement défini (toute activité comporte un délai).
4. Comme ne nous pouvons raisonnablement pas tout faire en même temps ou être à deux endroits en même temps, vous allez devoir vous familiariser avec une autre matrice : la matrice d’Einsenhower, afin de comprendre et de maitriser l’art de la priorisation et pourquoi pas de la délégation.
Concernant les espaces vides. Ils vous permettront de gérer les imprévus ou d’ouvrir votre esprit à l’élaboration d’un nouveau projet. Vide ne veut pas dire rien.
A ce sujet, vous vivez comment les imprévus ?
Cela peut-être une source de stress parce qu’ils déstabilisent, voir entrainent la chute d’un édifice organisationnel bancal. Alors que cela pourrait être la surprise qui bouleverse, qui pimente, qui fait plaisir.
Après, la gestion temps nécessite de savoir lâcher prise. En effet, certaines journées ne se passent pas comme prévus. Mais alors pas du tout. Gérez l’essentiel et pour le reste, dites-vous « demain sera un autre jour ». La flexibilité fait aussi partie intégrante d’une gestion temps maitrisée et optimisée.
Vous en doutez ? Notre vie est jalonnée de cycles qui s’enchainent. Les années se composent de 365 jours et s’écoulent selon 4 saisons. Si vous êtes parents d’enfants scolarisés, vous raisonnez certainement en année scolaire. Chaque année vous devez reprendre à zéro votre organisation et vous savez qu’il y aura un temps d’adaptation. Alors, analysez, choisissez, et ajustez en suivant vos besoins, selon vos contraintes en souplesse.
