La performance durable ne consiste pas à faire toujours plus, mais à mieux organiser le travail.
« Peggy… cette année est épuisante. » Cette semaine encore, plusieurs dirigeants m’ont confié exactement cette même phrase. Et je dois reconnaître que je partage leur constat.
Depuis avril, j’observe que nos agendas ressemblent davantage à un parcours d’obstacles qu’à une véritable organisation : vacances scolaires, ponts à répétition, assemblées générales, événements professionnels, networking, clôtures semestrielles, préparation de la rentrée, kermesses, spectacles de fin d’année et canicule harassante.
À peine un obstacle franchi qu’un autre apparaît.
Et si le véritable défi de la performance n’était plus le travail lui-même, mais tout ce qui gravite autour ?
Nous ne souffrons plus uniquement d’une surcharge de travail. Nous souffrons désormais d’une surcharge organisationnelle.
Pendant longtemps, la question était simple : Avons-nous trop de travail ?
Aujourd’hui, la réalité est différente. Nous ne sommes pas uniquement fatigués par le volume.
Nous sommes épuisés par :
- les changements permanents ;
- les arbitrages incessants ;
- les interruptions ;
- les sollicitations multiples ;
- les décisions à prendre ;
- les imprévus.
Autrement dit… Nous souffrons moins du travail que de la manière dont il s’organise.
C’est ce que j’appelle désormais la surcharge organisationnelle.
Nous souffrons désormais d’une surcharge organisationnelle.
Pourquoi notre cerveau finit-il par saturer ?
Le cerveau humain n’est pas conçu pour fonctionner ainsi. Nous avons tendance à penser que notre fatigue provient du nombre d’heures travaillées. En réalité, elle provient souvent du nombre de décisions que nous prenons et de la gestion des dizaines de décisions que nous prenons par heure.
Chaque interruption. Chaque notification. Chaque changement de priorité. Chaque réunion. Chaque validation. Chaque arbitrage oblige notre cerveau à changer de contexte. Et c’est ce changement permanent qui coûte énormément d’énergie.
Les chercheurs parlent de :
- fatigue décisionnelle
- charge cognitive
- coût du changement de contexte
Chaque interruption oblige le cerveau à reconstruire sa concentration. Certaines études estiment qu’il faut plusieurs minutes pour retrouver un niveau de concentration équivalent après une interruption.
À la fin de la journée… Nous avons travaillé, mais nous avons surtout changé de contexte des dizaines de fois.
Ce que nous apprend la recherche : Les neurosciences et la psychologie cognitive confirment ce que beaucoup de dirigeants observent sur le terrain : notre cerveau n’est pas conçu pour gérer un enchaînement permanent d’interruptions et de changements de contexte. Les travaux de Gloria Mark, chercheuse à l’Université de Californie à Irvine, montrent que ces interruptions augmentent le stress, la frustration et la charge mentale, même lorsque les collaborateurs parviennent à maintenir leur niveau de production. De son côté, la théorie de la charge cognitive rappelle que notre mémoire de travail est limitée : lorsque les sollicitations dépassent cette capacité, la concentration diminue, les erreurs augmentent et la prise de décision devient plus coûteuse. Autrement dit, la surcharge organisationnelle n’est pas seulement un ressenti. Elle repose sur des mécanismes cognitifs aujourd’hui bien documentés.
Avril, mai, juin : le trimestre invisible de la surcharge
Faisons le point !
Avril : une organisation déjà ralentie
Le printemps arrive, mais les organisations commencent déjà à fonctionner en mode dégradé. Les vacances scolaires se succèdent. Les équipes sont incomplètes. Les décisions attendent le retour des uns ou des autres. Les projets avancent… mais au ralenti. Tout le monde compose avec les absences.
Mai : des ponts qui se transforment en viaducs
Cette année, le calendrier a offert un véritable casse-tête aux entreprises avec des semaines morcelées, Des équipes présentes un jour sur deux, des réunions reportées, des validations impossibles et des délais qui s’allongent. L’activité ne s’arrête jamais vraiment. Elle devient simplement beaucoup plus complexe à piloter.
Juin : on croit enfin respirer…
Et c’est précisément là que tout s’accélère.
Le mois de juin est celui de toutes les clôtures… mais aussi de toutes les anticipations. Les entreprises finalisent leur premier semestre. Les budgets et les feuilles de route de la rentrée sont déjà en préparation. Les assemblées générales se multiplient. Les clubs d’affaires enchaînent les rencontres avant l’été où les afterworks et les événements de networking remplissent les agendas.
Et lorsque l’on est parent… Une seconde journée commence : kermesses, spectacles de fin d’année, réunions scolaires, organisation de la rentrée et préparation des vacances.
Sans oublier une surprise de taille : une canicule précoce qui épuise autant les organismes que les capacités de concentration.
Pris individuellement, chacun de ces événements paraît normal.
Additionnés, ils fabriquent un trimestre particulièrement exigeant.
Les micro-frictions : le véritable impôt invisible des entreprises. Résultat : ce n’est pas votre motivation qui faiblit.
Quand tout s’accumule, nous avons tendance à nous remettre en question.
- « Je suis moins efficace. »
- « Je n’avance plus. »
- « Je manque d’organisation. »
Pourtant, la réalité est bien différente.
Notre cerveau dispose d’une capacité limitée à traiter simultanément les informations, les interruptions, les décisions et les imprévus. Chaque changement de planning, chaque arbitrage, chaque relance, chaque interruption, chaque microdécision consomme une partie de notre énergie mentale.
À la fin, ce ne sont plus les grandes missions qui nous épuisent. Ce sont toutes ces micro-frictions invisibles qui, additionnées, finissent par saturer notre capacité à rester performants.
Prenons un exemple : « Il est 10 h 15. Vous cherchez un document. Vous ne le trouvez pas. Vous appelez un collaborateur. Il est en réunion. Vous attendez. Vous recevez un mail. Vous le traitez. Vous revenez à votre dossier. Vous avez perdu le fil. Vous repartez de zéro. Voilà une micro-friction.«
Le véritable coût caché des organisations
Chez RCF Solutions, nous constatons régulièrement que les pertes de performance ne proviennent pas des grands projets. Elles naissent du quotidien :
- Une information introuvable.
- Une procédure inutilement complexe.
- Une réunion de trop.
- Une validation qui tarde.
- Un logiciel peu ergonomique.
- Une tâche répétitive.
- Une interruption permanente.
Individuellement, ces situations paraissent insignifiantes.
Collectivement, elles représentent des dizaines d’heures perdues, une fatigue accrue et une diminution progressive de l’engagement.
C’est ce que nous appelons le coût invisible des micro-frictions organisationnelles.
Les micro-frictions ne figurent dans aucun bilan comptable. Pourtant, elles représentent probablement l’un des coûts les plus importants de l’entreprise moderne.
Pourquoi les micro-frictions coûtent-elles si cher ?
Prenons un exemple : Une validation retardée de vingt minutes ne paraît pas dramatique.
Pourtant, si cinq personnes attendent cette validation, ce ne sont plus vingt minutes perdues, mais près de deux heures de temps collectif immobilisé.
Répétée plusieurs fois par semaine, cette situation représente plusieurs dizaines d’heures de travail perdues chaque mois.
La performance durable ne consiste pas à faire toujours plus
Face à ces difficultés, beaucoup d’entreprises répondent en ajoutant :
- un nouvel outil ;
- une nouvelle procédure ;
- un nouveau tableau de bord ;
- une nouvelle réunion.
Et si la première question était plutôt :
Que pourrions-nous supprimer ?
Les organisations les plus performantes ne sont pas celles qui travaillent davantage.
Ce sont celles qui ont appris à éliminer les irritants inutiles :
- Fluidifier les processus.
- Clarifier les responsabilités.
- Réduire les interruptions.
- Simplifier les décisions.
La performance durable commence souvent par… moins de complexité.
Pourquoi les dirigeants sont-ils particulièrement exposés ?
Un dirigeant ne gère pas seulement son travail.
Il gère :
- celui des autres
- les décisions stratégiques
- les urgences
- les arbitrages
- les émotions des équipes
Sa charge cognitive est exponentielle.
Le paradoxe de la performance
Plus nous sommes débordés…
Plus nous ajoutons :
✔ procédures
✔ tableaux
✔ logiciels
✔ réunions
Alors que le problème est souvent inverse. Il faut plutôt supprimer, alléger, ajuster, modifier. Une organisation performante n’est pas celle qui ajoute le plus. C’est celle qui complique le moins.
Le regard RCF Solutions : Depuis plusieurs années, nous accompagnons des dirigeants, managers et équipes confrontés à ces difficultés. Et nous faisons toujours le même constat. Les organisations ne perdent pas principalement leur efficacité à cause de grands dysfonctionnements. Elles la perdent à cause de centaines de petites pertes de temps qui deviennent invisibles parce qu’elles font partie du quotidien.
Notre métier consiste précisément à les révéler. Chez RCF Solutions, nous observons systématiquement les mêmes pertes de temps :
- informations dispersées ;
- responsabilités floues ;
- outils mal utilisés ;
- interruptions permanentes ;
- absence de priorisation ;
- accumulation de tâches sans valeur.
Ce sont rarement de grands dysfonctionnements. Ce sont des centaines de petites frictions. La performance durable ne consiste pas à demander toujours plus aux femmes et aux hommes qui composent une organisation. Elle consiste d’abord à leur demander moins d’énergie pour accomplir davantage de valeur.
La rentrée se prépare rarement en septembre. Elle se prépare avant de partir. Pendant que tout ralentit. Pendant que l’on prend enfin du recul. Parce qu’une organisation performante ne repose pas sur des collaborateurs capables d’en faire toujours plus. Elle repose sur une organisation qui leur demande moins d’énergie pour créer davantage de valeur. Et c’est précisément la mission que nous nous sommes donnée chez RCF Solutions.
La check-list RCF Solutions avant les vacances
Les vacances ne commencent pas lorsque l’on ferme son ordinateur. Elles commencent plusieurs jours avant, dans la manière dont on prépare son départ.
Un départ improvisé laisse derrière lui des dossiers inachevés, des collègues sans visibilité… et un esprit qui continue de travailler à distance. À l’inverse, quelques bonnes pratiques permettent de partir sereinement et de profiter pleinement de cette période indispensable de récupération.
1. Préparez votre départ à rebours en établissant un planning de préparation.
2. Faites le tri avec la matrice d’Eisenhower et classez vos dossiers en vous souvenant que toutes les urgences n’en sont pas réellement.
3. Organisez votre relais et pensez à prévenir vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires. Une bonne transmission est un véritable facteur de sérénité.
4. Préparez aussi votre retour, vous retrouverez un environnement clair plutôt qu’une montagne de stress.
5. Anticipez également votre organisation personnelle. Chaque détail préparé à l’avance est une décision de moins à prendre le jour du départ.
6. Déconnectez réellement. Le cerveau aussi a besoin de vacances.
7. Autorisez-vous à récupérer. Les vacances ne sont pas un luxe.
Un cerveau reposé retrouve plus rapidement sa capacité de concentration, de décision et de créativité.
La véritable performance ne consiste pas à réussir à tenir jusqu’aux vacances.
Elle consiste à arriver aux vacances avec encore suffisamment d’énergie pour en profiter.
Une organisation performante ne se mesure pas uniquement à ses résultats.
Elle se mesure également à sa capacité à préserver durablement celles et ceux qui la font vivre.
Chez RCF Solutions, nous sommes convaincus que la performance durable commence toujours par une meilleure organisation. Parce qu’avant de chercher à travailler davantage, il est souvent plus efficace de travailler plus simplement, plus sereinement… et de s’autoriser à déconnecter vraiment lorsque vient le temps des vacances.
