Organisation du travail pourquoi perdons-nous la tête ?

Ne trouvez-vous pas que depuis quelques mois, la presse nous fait perdre la tête en nous abreuvant continuellement d’articles  sur l’organisation du travail :

  • Télétravail ?
  • Pas télétravail ?
  • Tous au bureau !
  • 100% distanciel.
  • Hybride ?
  • Hybride, mais dans quelle proportion ?
  • Flex office ?
  • Semaine des 4 jours ?
  • Semaine des 3 jours ?

En cause, la baisse de productivité qui serait liée à ces problématiques organisationnelles du travail. En réalité, c’est plus en lien avec le sujet du management et des impératifs qui en découlent inexorablement.

Permettez-moi de reprendre quelques bases

L’entreprise est un lieu de création, un lieu d’audace. Les bureaux sont l’image, créateurs de l’identité de l’entreprise, de ses valeurs. Les projets, qui y sont élaborés, permettent de réaliser des performances, donc de générer du profit pour toujours plus se développer.

En résumé, c’est une ligne de production simple.

Pour arriver à cet objectif, vous devez structurer, suivre des procédures, afin de minimiser les risques de pertes diverses et variées. Autrement dit, vous devez coordonner harmonieusement cette ligne de production.

Attention à ne pas confondre rigueur organisationnelle et rigorisme au risque de bloquer le système créatif. A trop vouloir diriger, on finit par verrouiller.

Cet article ne va pas vous parler de management, mais plutôt de d’organisation opérationnelle et de gestion temps de votre travail. En effet, je vais vous inviter à prendre le temps de considérer votre objectif, selon cet angle afin de vous donner les moyens de la coconstruction de cette transformation incontournable du travail pour maintenir et réengager vos collaborateurs sur le chemin de la productivité.

Commençons par un peu d’histoire de l’organisation des espaces de travail

Connaissez-vous l’histoire de l’évolution des modes d’organisation du travail en terme de gestion de l’espace qui ont influencé les modes de management en lien direct avec l’obtention des résultats ?

Les modèles d’aménagements des bureaux ont suivi les différentes évolutions de l’offre, du coût de l’immobilier et du management, faisant émerger de nouvelles nécessités fonctionnelles ou symboliques.

  • Dans les années 20, la structuration des bureaux respecte la division hiérarchique du travail. Les espaces de production sont rationalisés. Nous entrons dans l’aire de la taylorisation des tâches administratives.
  • Dans les années 50 apparaissent les premiers open space (bureau paysagé). Ce mode d’implantation devient un moyen technique au service de la vitesse de production. Les postes de travail doivent être disposés, afin que le papier s’écoule sans s’entasser. Le système d’implantation en open space doit être flexible et sous-contrôle permanent.
  • Les innovations radicales sont réalisées dans les années 80. Les espaces de bureau sont aménagés comme des « lieux de vie ». Tendance qui nous vient directement de la Côte Ouest des Etats-Unis : « Your Office Is Where You Are ». Ces perspectives sont perçues comme un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.  
  • Dans les années 1990, motivé par la « génération Y », nous assistons à la naissance des espaces de co-working : un lieu ouvert, disponible et convivial. Ce nouveau modèle correspondait aussi à l’essor des indépendants / free-lance. L’environnement se doit de correspondre à l’esprit, aux valeurs validant l’appartenance à une communauté. L’entreprise rime avec esprit et remplace la valorisation statutaire rattachée à un poste de travail.
  • A l’approche des années 2000 , nous passons en mode Flex Office (bureau flexible), en raison de l’augmentation des coûts liés à l’immobilier et de la démocratisation du télé – travail. Le principe du flex Office est très simple, puisqu’il repose sur l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Chaque matin, le salarié, s’installe là où il trouve de la place. Le lieu de travail devient essentiellement un lieu d’échange collaboratif. Je laisse aux architectes et aux décorateurs de créer l’ambiance et l’image correspondante à ces nouveaux modèles.
  • 2020 – L’épidémie du COVID oblige de passer en total distanciel.
  • Depuis … C’est une forme de chaos ! Il faut choisir entre présentiel, distanciel, hybride.

Manager, Ressources humaines et dirigeants doivent s’accorder et ce n’est pas une mince affaire, surtout si l’on néglige un moyen essentiel : l’organisation et la gestion temps incluant la planification de la réflexion à la validation de la transformation.

La gestion du changement, une question de coordination

Dans notre culture d’entreprise, le plus délicat reste la gestion de la transition. Aucune étape ne doit être négligée. Prendre le temps de structurer, de coconstruire avec ses équipes afin d’établir la même stratégie et créer l’engagement représentent les principes fondamentaux.

Bien entendu, il faut être au clair avec ses objectifs et planifier les étapes de la transformation avec un système simple, clair et agile respectant le système de priorisation élémentaire. Cette fois, nous abordons les principes fondamentaux de la gestion temps.

Vous l’aurez compris, le changement du mode de travail ne doit pas négliger la structuration des nouveaux espaces de bureau sur les plans physiques et numériques, donc équipements.

Comment passer de l’intention à l’action sereinement, en se faisant accompagner. Cet investissement sera rassurant pour les managers, qui ont besoin de maintenir la cohésion des équipes, le bon suivi des dossiers et de la productivité. Comme pour les collaborateurs qui souhaitent maintenir la qualité des liens, suivre les évolutions pour bénéficier de promotions.

Pour simplifier, voici les points à valider pour la partie transformation en mode hybride qui vont aideront à statuer sur le mode de répartition idéal pour garantir votre niveau de productivité :

Les bénéfices incontestables

  • Diminution du temps de transport,
  • Diminution du stress,
  • Diminution de la fatigue
  • Réduction des frais d’activité,
  • Baisse de l’absentéisme,
  • Hausse de la productivité,
  • Stimulation de la motivation,
  • Favorise l’engagement
  • Amélioration équilibre de vie.

Les points de vigilances

  • L’isolement,
  • La difficulté à séparer la maison du travail,
  • La Connexion permanente,
  • La Difficulté de concentration,
  • La difficulté d’organisation,
  • La peur de la perte du lien social au sein de l’entreprise,
  • La peur de ne plus bénéficier de promotions,
  • Le manque de contrôle.

En conclusion, ne vous laissez pas gagner par les oppositions actuelles qui sont liées à la révolution à laquelle nous assistons depuis le changement de l’organisation du travail suite à la pandémie. Elles occasionnent des errances qui font surtout perdre du temps et donc occasionne du retard dans la mise en place d’actions réelles.

Prenez le temps, même et surtout en situation de crise, de préparer le changement dans votre entreprise. N’hésitez pas à exposer clairement vos besoins et vos contraintes.

Le dialogue et la structuration sont les bases, l’accompagnement et la capacité à accepter les ajustements garantiront la réussite de votre transformation. L’organisation et la gestion temps sont les moyens de réussir. Vous avez la clé, à vous de passer à l’action.

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