Solutions opérationnelles pour organiser le renforcement du télétravail dans son entreprise

Lors de la conférence de presse du lundi 06 décembre dernier, le Premier Ministre, Jean Castex, a énoncé les mesures recommandées aux entreprises, comme celle d’intensifier le recours au travail à distance en instaurant 2 à 3 jours de télétravail par semaine afin de lutter contre la 5e vague.

Des recommandations qui sont susceptibles de se transformer en obligations selon l’évolution du taux de contamination dans les prochaines semaines.

Hier, dans un article réservé aux abonnés de la Tribune.fr, le président du Medef, Geoffroy Roux de Bézieux, « assure que les entreprises sont déjà dans les starting-blocks. Ces mêmes entreprises qui n’auraient pas attendu l’allocution de Jean Castex lundi soir pour se mobiliser. Selon le patron des patrons, depuis l’arrivée la semaine dernière du variant Omicron, elles font preuve de responsabilité et ont encouragé le recours au télétravail… ».

Depuis mars 2020, nous traversons une crise sanitaire inédite. Cette pandémie occasionne une profonde mutation du monde du travail. Concernant les entreprises concernées par le passage au télétravail en mode flexible, aucune ne souhaite concevoir le 100% en distanciel.

Présentiel ou distanciel, fréquence, conditions et organisations sont autant de sujets stratégiques difficiles que clivants. Il est vrai que selon la surface d’habitation et la situation familiale des membres de vos équipes, ils exprimeront des besoins ou des craintes pour s’adapter au format télétravail sereinement pour servir la performance.

Au-delà d’une question de moyens, il apparait qu’il n’a pas toujours été évident de pouvoir prendre le temps de réfléchir à la conception d’une évolution rentable et équilibrée pour beaucoup de chefs d’entreprises. Phénomène compréhensible, notamment pour les dirigeants d’ETI ou de PME, qui ont consacré leur énergie à maintenir leur activité dans l’espoir d’un retour au monde d’avant rapidement.

Chaque changement doit se préparer et être accompagné, surtout dans le contexte actuel qui doit intégrer une bonne dose de psychologie du changement. A ce propos, Santé Publique France a publié, le 23 novembre dernier, un bulletin sur la dépression en 2020 sur le télétravail, comme l’un des facteurs de risque. Il est vécu pour beaucoup comme une contrainte qui concourt au déséquilibre psychique.

Les principaux maux exprimés par les salariés en situation de télétravail après les premiers confinements sont isolement, surcharge, sentiment d’être surveillé en permanence. Des points que nous allons aborder maintenant.

Faisons de cette épreuve sociologique, un levier de développement pour l’entreprise. Les fondamentaux de votre réflexion :

  • Où ?
  • Quoi ?
  • Comment ?

Où ? Un bureau qui fait sens, qui donne du sens

Le bureau n’est pas uniquement un lieu pour effectuer les tâches pour lequel on vous a embauché. La pandémie a permis de prendre conscience que c’était l’identité de votre entreprise pour vos clients et le lieu de rassemblement de vos équipes. C’est le lieu pour créer le lien entre les personnes afin d’échanger, créer, produire et développer.

Par conséquent, tenir compte des situations de chaque collaborateur pour concevoir ensemble la meilleure solution pour l’équipe et par extension l’entreprise ne semble pas du tout anecdotique, mais primordial pour garantir la bonne santé de ses collaborateurs et par extension de son entreprise.

Prenons l’exemple d’une personne célibataire dans un logement de petite surface.  Cette personne peut redouté de se retrouver seule et de surcroît mal installée/ équipée.

Il faut prévoir des moments de partages conviviaux, de ressourcements complétés par un un accompagnement pour intégrer un espace de travail confortable et ergonomique.

Vous l’aurez compris. Quelle que soit la situation du membre de votre équipe, n’oubliez pas que le développement de l’autonomie et la responsabilisation est à privilégier au contrôle ou l’omni connexion.

Un des principes de base de la gestion temps est de se connaître, afin de pouvoir déterminer les conditions et les moments de bonne concentration, sans oublier d’insérer des temps de pause pour se ressourcer. Ce qui nous amène au second sujet que je souhaitais aborder.

Quoi ? Un temps pour chaque chose

Vous êtes installé confortablement, mais vous ne savez pas vraiment ce que l’on attend de vous…

Pensez-vous qu’un collaborateur qui vient au bureau pour se retrouver seul dans un bureau, sans collègue favoriserait la productivité ?

Il faut donc considérer les tranches de télétravail comme le moment idéal pour produire les tâches qui nécessitent de la concentration, par définition des temps de solitude.

Ainsi, vous réservez les temps de retour au bureau comme des moments privilégiés pour avoir la joie de se retrouver, d’échanger, de créer, de stimuler les émulations intellectuelles de vos cerveaux et bien entendu pour décider et partager l’actualité ou sur les projets de l’entreprise.

En résumé, Une production catégorisée : au bureau pour réunir et en télétravail pour réfléchir

Comment ?

Vos outils vont devoir évoluer, ainsi que vos systèmes de partages de dossiers du système de planification ou la réalisation.

Une planification claire, structurée et suffisamment détaillée vous permettra de gérer vos projets et formalisera le cadre de déploiement de votre nouvelle organisation.

Une identification claire des responsables et des étapes de processus, ainsi que les éventuelles interactions entre les personnes est à mettre en place.

C’est une partie qui n’est pas à négliger, au risque de ressembler à la volonté d’escalader le Mont Blanc équipé d’une paire de tong. Un exemple volontairement exagéré, mais pour vous faire prendre conscience de l’importance de ne pas attendre la contrainte pour agir, changer et vous adapter.

Nous avons une offre pour répondre à ces nouveaux besoins de façon agile, opérationnel et clé en mains afin de répondre à votre objectif : maintenir la productivité et la rentabilité, afin de garantir son développement. C’est la raison d’être de notre concept. Notre volonté est de concevoir chaque solution de façon unique et d’accompagner de façon inclusive chaque entreprise pour réinventer l’équilibre entre performances et motivations, dans un cadre ajusté à vos nouveaux besoins.

Notre offre s’appelle « les bureaux de demain ». « Nous » parce que nous sommes une association de 3 experts, il ne manque plus que vous.

Réinventons ensemble votre productivité de demain.

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