Travail, urgence organisation

Les dernières annonces gouvernementales sont claires et sans appels. A partir du lundi 03 janvier, les sociétés sont obligées d’instaurer 3 jours sur 5 de télétravail, menace d’une amende à la clé pour les plus récalcitrants. Nous ne nous retrouvons pas  dans une résolution de nouvelle année, mais une obligation pour commencer 2022.

Depuis deux ans, nous composons et nous attendons que cette pandémie s’arrête, afin de retrouver une vie plus « normale ». Le résultat est sans appel. La fatigue s’accumule. Le ras bol s’exprime. Les avis divergent sur le télétravail. Les psychiatres, comme Raphaël Gaillard interviewé hier sur France Inter, parle de lame de fond et d’une prochaine explosion des dépressions en raison, notamment, de l’augmentation de la charge mentale dû au mélange de rythme, des genres entre vie personnelle et vie professionnelle.

Afin d’apaiser cette montée de stress. Je vous propose de prendre quelques instants, le temps de cette lecture pourquoi pas, pour remettre les idées au claire et essayer de concevoir le plus sereinement possible ce début d’année avec cette obligation.

Le monde change toute le temps

Admettre ce fait nous permettra de remettre les éléments dans le bon ordre. Intéressons-nous aux principales évolutions observées des bureaux depuis un siècle en raison de l’offre, du coût de l’immobilier et du management faisant émerger de nouvelles nécessités fonctionnelles et symboliques.

  • Dans les années 20, les bureaux respectent la division hiérarchique du travail. Les espaces de production sont rationalisés.
  • Dans les années 50, les premiers open space (bureau paysager) apparaissent. Ce mode d’implantation devient un moyen technique au service de la vitesse de production. Les postes de travail doivent être disposés, afin que le papier s’écoule sans s’entasser. Le système d’implantation en open space doit être flexible et sous-contrôle permanent.
  • Dans les années 80, des innovations radicales sont réalisées. Les espaces de bureau sont aménagés comme des « lieux de vie ». Une tendance qui nous vient directement de la Côte Ouest des Etats-Unis : « Your Office Is Where You Are ». Ces perspectives étaient censées offrir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.  

  • Dans les années 2000, sous l’influence de la « génération Y », nous assistons à la naissance des espaces de coworking. L’environnement devant correspondre à une image validant l’appartenance à une communauté ou l’entreprise rime avec esprit et remplace la valorisation statutaire rattachée à un poste de travail. Le lieu doit- être ouvert, disponible et convivial. Un nouveau modèle stimulé par l’essor des indépendants et des freelance. 
  • Depuis, nous sommes entrés dans l’air du Flex Office (bureau flexible). Conséquence de l’augmentation des coûts de l’immobilier et du développement du télétravail. Il repose sur un unique principe, à savoir l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail, qui devient un lieu d’échange collaboratif ou de réception clients. Cette flexibilité comprend beaucoup de contraintes pour assurer un cadre de travail adapté aux besoins des collaborateurs, comme favoriser les échanges, sans nuire à la confidentialité ou aux besoins de concentration, sans créer de frustrations ou de « cafouillages » organisationnels.

  • Depuis 2020, nous avons connu différentes périodes qui chamboulent tout : gestion de l’espace et organisation du travail, jusqu’à la façon de faire. Nous avons eu la période de « coronatravail » avec son cortège de contraintes ++ : enfermement, isolement, gestion simultanée de toutes nos sphères de vies, découvertes pour certains puisque tout ce qui était réalisé par d’autres vous revenez. Nous avons enchainé sur l’errance entre retour partiel ou total, avec l’espoir que tout rentrerait dans l’ordre.

  • Aujourd’hui, nous allons devoir nous adapter au mode hybride, mode de travail composé de périodes dites en distancielles, alternées avec des périodes présentielles. C’est une révolution complète de gestion de l’espace de nos bureaux, qui comprend l’intégration d’un espace bureau chez soi (même réduit) et une évolution des modes de management.

Dans notre culture française, le plus délicat reste la gestion de la transition. L’accompagnement de la gestion temps, la structuration des nouveaux espaces de bureau se doit d’être minutieux, structurer pour être fluide et accompagner afin de correspondre exactement à vos besoins, à vos objectifs. Cet investissement sera rassurant pour tous.

Le télétravail reste plébiscité par une grande majorité. Les temps de bureau demeurent incontournables pour tous afin de préserver la cohésion des équipes, donner un sens à son travail. L’entreprise est un lieu nécessaire pour créer le lien, échanger, décider, suivre les dossiers, travailler sur le développement afin de maintenir la productivité.

Dans ce tableau, vous trouverez les bases des avantages du passage en hybride versus les points de vigilances sont :

Les avantages A surveiller  
Gain de temps de trajet,
Hausse de la productivité,
Stimulation de la motivation,
Confort de vie (moins de stress), Réduction des frais de déplacement, Réduction des frais d’activité
Baisse de l’absentéisme,
Baisse du turn-over.  
Isolement,
Difficulté à séparer la maison du travail,
Connexion permanente,
Difficulté de concentration,
Peur de la perte du lien social au sein de l’entreprise,
Peur de ne plus bénéficier de promotions.  

Finissons par les indispensables de la structuration de votre espace de travail personnel, pour qu’il soit organisé et rangé, à la maison comme si vous étiez au bureau. Pour une rentrée sereine et pleine de peps !

Qu’on se le dise.

Un espace de travail encombré est une source de pollution visuelle et une incitation à la distraction qui impactent directement votre capacité de concentration.

A l’inverse, un espace de travail rangé libère votre esprit et facilite la concentration. N’hésitez pas à désencombrer, éliminer, ranger, archiver, ajuster. 

Installez-vous confortablement en quelques aménagements. 

  • Une surface de travail pouvant vous accueillir confortablement, ainsi que votre équipement.
  • Une bonne connexion.
  • La disposition favorisant l’accessibilité aux éléments dont vous avez besoin pour réaliser confortablement vos tâches et minimiser les mouvements. 
  • Un lieu de stockage unique pour vos dossiers, agrémenté d’un système de catégorisation pour ne rien oublier !
  • Un bon système de suivi des réapprovisionnements des éventuelles fournitures et sauvegardes des données.
  • Un planning rigoureusement suivi.

Quand vous êtes au boulot, vous êtes au boulot !

Tout est une question d’état d’esprit. Vous délimiterez physiquement votre espace bureau pendant vos heures attribuées à l’exercice de votre activité. Vous pouvez mettre en place un rituel de mise en condition pour informer votre cerveau que vous passez en mode travail : méditation, une boisson ou une revue de presse, un point sur vos tâches…

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